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Titre 1 - Les organes de l’ISNI

Section 1 : L’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale de l’ISNI se compose de l’ensemble des membres statutaires tels que définis à l’article 2.1 des Statuts à jour de leur cotisation pour l’année en cours.

Section 2 : Le Collège des Spécialités

Le Collège de spécialités de l’ISNI se compose des associations et syndicats nationaux d’internes tels que définit à l’article 3.1.1 des statuts de l’ISNI.

Le Collège des Spécialités contribue à la préparation des réunions institutionnelles de l’ISNI. Il y participe lorsque la présence de ses membres apparaît nécessaire pour apporter un éclairage spécifique. Ses experts sont invités par l’équipe nationale aux réunions préparatoires pertinentes.

Les référents du Collège des Spécialités sont invités avec voix consultative aux réunions de l’Équipe Nationale.

Section 3 : L'Équipe Nationale

L’Équipe Nationale est constituée du Bureau National et de l’équipe salariée de l’ISNI.

L’Équipe Nationale est chargée de la mise en œuvre de la politique générale pluriannuelle de l’ISNI.

Un comité directeur de l’ISNI, composé à minima de la Présidence, de la Première Vice Présidence, du Secrétariat Général, de la Trésorerie et des cadres dirigeants se réunit au moins mensuellement afin de régler les questions structurelles et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la structure.

L’Équipe Nationale conserve un lien étroit et des relations fréquentes avec l’ensemble des interlocuteurs institutionnels, politiques, syndicaux et associatifs, utiles à la poursuite de son objet.

L’Équipe Nationale est tenue de transmettre un compte-rendu sincère et succinct à l’Assemblée Générale de toutes les rencontres officielles. Les partenaires et interlocuteurs habituels de l’ISNI sont listés de manière indicative en Annexe du RI.

L’Équipe Nationale rédige et archive systématiquement des compte-rendus synthétiques de ses réunions afin d’assurer la mémoire de l’ISNI et la transmission aux adhérents et bureaux futurs.

L’Equipe Nationale s’assure ainsi du maintien et de la mise à jour d’une base de documents supports pour la transmission des prises de position, le suivi de dossiers et le fonctionnement de l’ISNI.

Les Chargés de missions sont nommés après approbation du bureau par la Présidence ou le Secrétariat Général par procuration, dans ce cadre ils reçoivent une lettre de mission qui décrit de façon précise la nature et les conditions de la mission réalisée ainsi que les moyens mis à disposition. La durée de la mission est précisée dans la lettre de mission ou par défaut jusqu’à l’Assemblée générale d’Investiture suivante.

Titre 2 – Les Procédures

Section 1 : Procédures d’adhésions, de cotisations, de nominations et d’exclusions

1- Cotisation annuelle des membres statutaires

La cotisation annuelle est évaluée pour chaque Membre statutaire sur la base du nombre d’internes qu’il représente. Elle est calculée en multipliant l’indice de base de 13 euros par le nombre des Internes adhérents à la structure. Cet indice peut être révisé annuellement lors du Bilan financier.

La cotisation des syndicats adhérents à l’ISNI est appelée au 1er janvier et qui doivent être à jour au 31 janvier pour une adhésion d’une année civile.

L’attribution de mandats à l’Assemblée Générale est conditionnée par le paiement complet des cotisations.

Des facilités de paiement peuvent exceptionnellement être accordées par l’Équipe Nationale sur demande écrite et argumentée adressée à la Trésorerie.

2- Procédure en cas d’incapacité de membre du Bureau National

Dans le cas d’absence non prévenue et non excusée à 2 assemblées générales consécutives ou 4 réunions de bureau consécutives telles que définies dans les statuts et après un ultime rappel, un membre du Bureau National peut être déclaré démissionnaire par la Présidence ou le Secrétariat Général par procuration. L’Assemblée Générale en est informée par voie électronique. Elle peut se prononcer à l’Assemblée Générale suivante sur la démission effective dudit membre démissionnaire par vote à la majorité simple.

3- Procédure d’exclusion des Membres statutaires, des membres du Collège des Spécialités et des membres du Bureau National

La mise en œuvre d’une procédure d’exclusion d’un Membre est notifiée par une lettre recommandée avec accusé de réception, une notification par voie d’huissier ou une lettre signée et remise en main propre selon les conditions statutaires. Celle-ci mentionne la date, l’heure et le lieu de la séance de l’Assemblée Générale qui devra statuer sur l’exclusion du dit Membre faisant l’objet de cette procédure, ainsi qu’un exposé des motifs étant précisé qu’un délai de 21 jours francs au moins devra être respecté entre la date d’envoi de ladite lettre et la date de convocation par l’Assemblée Générale.

Le Bureau National peut prendre une mesure exceptionnelle, motivée et transmise à l’Assemblée Générale de suspension conservatoire du membre concerné. Cette mesure prend fin à la date de tenue de l’Assemblée Générale.

4- Procédure de notification en cas d’exclusion d’un membre de l’Assemblée Générale, du Collège des Spécialités ou de l’Équipe Nationale

La décision d’exclusion d’un membre de l’Assemblée Générale, du Collège des Spécialités ou de l’Équipe Nationale est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 15 jours suivant la décision prise en Assemblée Générale.

5- Procédure de nomination des référents du Collège des Spécialités

Le Collège de Spécialités nomme en son sein deux représentants, pouvant être issus de toute spécialité représentée au sein du Collège de Spécialité, comme référent de ce dernier auprès de l’Équipe Nationale afin d’assurer le lien entre l’Equipe nationale, l’Assemblée Générale et le Collège de Spécialité.

Les deux référents du Collège des Spécialités sont élus par celui-ci lors de l’Assemblée Générale de prise de poste du Bureau National.

Ils sont conviés aux réunions de l’Équipe Nationale où ils disposent d’une voix consultative.

Section 2 : Organisation et déroulement des Assemblées générales

1- Calendrier prévisionnel des Assemblées générales

ll est prévu au moins 6 Assemblées Générales Ordinaires (AGO) annuelles de l’ISNI. Les AGO se tiennent tous les 2 mois environ.

Le début de l’année syndicale correspondant à la prise de poste du nouveau Bureau National.

Les dates sont indicatives :

  • En général, durant la 2ème quinzaine du mois.
  • AGO d’élection : deuxième quinzaine de juin
  • AGO d’investiture : fin août ou début septembre

Le lieu des Assemblées Générales est défini par le bureau de l’ISNI, en accord avec l’Assemblée Générale. La convocation est envoyée de manière électronique à l’ensemble des Administrateurs.

2- Procédure d’Assemblée générale à distance

L’Assemblée Générale pourra être consultée à distance. A cette fin, le Président adresse aux Administrateurs une convocation écrite. L’Assemblée Générale prend alors une forme dématérialisée.

Le votes des motions peut être :

  • soit directement lors de l’Assemblée Générale par l’emploi d’outils de visioconférence permettant une expression claire et non faussée du vote
  • soit de manière décalée dans un délai de 7 jours suivant la tenue de l’Assemblée Générale par l’emploi d’une solution de vote en ligne permettant une expression claire et non faussée du vote. La période de vote dure alors au moins 72h et au maximum 120h.

Le Secrétaire Général est chargé de transmettre aux Administrateurs le résultat du vote.

Les représentants des spécialités participent aux assemblées générales.

3- Invitation de personnes extérieures aux assemblées générales

Peuvent être présentes aux débats, en sus de l’Équipe Nationale, des administrateurs statutaires de l’ISNI et deux représentants du Collège des Spécialités, des personnes extérieures qualifiées et des membres observateurs/sympathisant pour s’exprimer sur un des sujets de l’ordre du jour. Les invitations sont réalisées par le Bureau National ou sur la demande expresse de deux membres de l’Assemblée Générale au président de l’ISNI. La demande est faite au plus tard 72h avant la tenue de l’Assemblée Générale.

Le Collège de Spécialités assiste aux assemblées générales. L’Équipe Nationale peut l’inviter à participer aux débats si cela est nécessaire pour apporter leur expertise au débat en cours.

4- Ordre du jour

L’ordre du jour prévisionnel est envoyé aux membres de l’ISNI en même temps que la convocation au moins 10 jours francs avant la tenue des Assemblées Générales conformément à l’article 3.1.2 des statuts.

Les membres statutaires ou du Collège de Spécialités de l’ISNI peuvent demander à inscrire un point à l’ordre du jour par courrier électronique à la Présidence et au Secrétariat Général. Ces demandes doivent être faites dans un délai de 72h au minimum avant le début de l’Assemblée générale.

Par ailleurs, l’Équipe nationale peut, en cas de nécessité impérieuse, rajouter un point à l’ordre du jour dans un délai inférieur à 72h.

L’Équipe nationale transmet aux membres de l’ISNI l’ordre du jour actualisé au moins 48h avant la tenue de l’assemblée générale.

5- Procédures de dépôt des motions et de votes.

A la fin des points établis à l’ordre du jour de l’assemblée générale commence la procédure de débat et de vote des motions.

Les motions doivent porter sur des points discutés au cours de l’Assemblée générale ou soumises en amont de cette dernière le cas échéant (report de motion, motion de fonctionnement déposée par l’équipe nationale). Une proposition de formulation des motions doit être déposée au plus tard avant la procédure de débat.

La procédure de vote s’organise comme suit :

  • Tour des motions : l’ensemble des motions sont présentées et soumises à discussion de l’Assemblée Générale. Il est alors possible de déposer des amendements ou des alternatives. Si un amendement est refusé par le déposant de la motion initiale, l’amendement devient une alternative.
  • Temps de réflexion: temps informel dont la durée est laissée à la discrétion de l’Équipe Nationale afin de permettre à chaque membre statutaire d’établir ses intentions de vote et de se coordonner avec son propre bureau si nécessaire.
  • Procédure de Vote : vote des motions. Il ne peut y avoir de débat à ce stade de la procédure de vote.

La procédure de vote se déroule comme suit :

  • Appel des structures afin d’établir la liste des votants et de vérifier le quorum.
  • Après lecture du contexte et du corps de la motion, le Secrétaire Général ou son représentant demande s’il y a des oppositions à cette dernière. En l’absence d’opposition, la motion est adoptée à l’unanimité des présents
  • En cas d’opposition, le Secrétaire Général ou son représentant appelle les structures souhaitant s’abstenir, les contres et les pours. Après décompte des mandats, l’adoption ou l’échec de la motion est annoncé. Il s’agit de la procédure de vote accélérée
  • En cas de motion avec alternative(s), la procédure longue est appliquée d’office, en appelant les structures souhaitant s’abstenir, les oppositions à toutes les alternatives, les pour chaque alternative. Après décompte des mandats, l’échec des motions ou l’alternative adoptée est annoncé.

Les différentes motions sont conservées sans limite de temps au sein d’un relevé des motions organisés chronologiquement et thématiquement. Ce relevé de motion est laissé à dispositions des membres de l’ISNI.

Le Secrétaire Général est responsable de la bonne tenue du relevé.

6- Proposition de motions et de contributions à l’Assemblée Générale par le Collège de Spécialité

Le Collège de Spécialités propose au vote à l’Assemblée Générale des motions sur les questions professionnelles et de formation pour lesquelles le Collège de Spécialité est expert et dont le contenu a été discuté et validé au sein du Collège de Spécialités.

Les contributions proposées par le Collège des spécialités sont soumises à l’Équipe Nationale par le biais de ses représentants. L’Équipe Nationale inscrit le vote de ces contributions à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale suivante et au plus tard lors de celle venant directement après.

7- Mandat de représentation des Membres statutaires

Chaque Membre statutaire dispose d’un mandat de représentation égal à 3 voix auxquelles s’ajoute 1 voix par fraction pleine de 50 internes inscrits. Une fraction n’atteignant pas 50, mais supérieure à 25 entraîne l’attribution d’une voix supplémentaire.

Le nombre de mandats est établi annuellement au 31 janvier au versement de la cotisation et ne sera pas modifié jusqu’à la prochaine révision.

8 – Procuration

Chaque membre statutaire peut donner mandat de procuration à un autre membre statutaire. Il en est de même pour les membres du Collège de Spécialités.

Les procurations sont à adresser par voie électronique au Secrétariat Général avec la structure portant le pouvoir en copie au plus tard avant le début de l’instance.

Un membre peut établir une procuration pour l’ensemble des instances de l’année en cours.

Chaque membre ne peut détenir plus de deux procurations.

Section 3 : Politique générale de l’ISNI

La politique générale de l’ISNI est établie pluriannuellement sur 5 ans. Elle établit sur cette période les objectifs, moyens et critères permettant l’accomplissement des objets de l’ISNI. Elle est révisée dans son intégralité tous les 5 ans en AGE.

Chaque année, l’Équipe Nationale peut proposer lors de l’AGO de sa prise de poste les amendements qu’elle estime nécessaires : nouveaux objectifs, modification des moyens, affinement des critères. Notamment sont retirés de la politique générale les objectifs ayant été pleinement réalisés ou n’ayant plus lieu d’être. Ils sont conservés en annexe de la Politique générale pour archives.

 

Titre 3 – Considérations diverses

1 - Indemnisation du Président

Une indemnité peut être versée au Président de l’ISNI tout au long de son mandat sur proposition du Bureau à l’Assemblée Générale. Cette indemnité est soumise à l’approbation de l’Assemblée Générale à chaque changement de Président.

Cette indemnité vise à la compensation de la perte de revenus ainsi qu’aux frais de représentation du Président.

Le vote de cette indemnité est réalisé en l’absence du Président.

Le montant de l’indemnité mensuelle est constitué :

  1. des revenus générés par un service de garde normal au sens de la Loi
  2. de l’indemnité logement et nourriture (nette)
  3. d’une avance des frais de représentations

Dans les mêmes conditions et dans les cas où la situation du Président ne lui assure pas la rémunération d’un interne de même semestre , en particulier la disponibilité, le Bureau peut proposer au vote et en sus une indemnité compensatoire équivalente à la rémunération réglementaire d’un interne de même semestre.

Toute cessation des fonctions du Président, par démission, décision de l’Assemblée Générale ou extinction de la durée du mandat entraînent la cessation du versement de l’indemnité. La justification des frais de représentation est adressée dans un délai de 3 mois ou sur simple demande du Trésorier par envoi dans un délai d’un mois des pièces justificatives originales et d’un état récapitulatif des dépenses.

L’état des dépenses est présenté en assemblée générale au moins une fois par an lors de l’arrêté des comptes ou sur simple demande de deux membres de l’Assemblée Générale.

La différence entre les frais de représentation justifiés et l’avance de frais de représentation versée est remboursée à l’ISNI par le Président dans un délai de 2 mois suivant la fin de son mandat

2 – Interactions avec les syndicats locaux

L’ISNI fonctionne selon le principe de subsidiarité, toutefois lorsqu’une sollicitation d’un interne est adressée directement à l’ISNI, la procédure à suivre est la suivante.

  • Vérification de l’adhésion de l’interne à l’ISNI auprès du syndicat local de sa subdivision
  • Sollicitation du syndicat local concernant le litige en question
  • En l’absence de réponse du syndicat local sous 5 jours ouvrés, l’ISNI est déclarée compétente pour gérer le litige, malgré le principe de subsidiarité auquel est soumise l’ISNI.

Cette compétence de l’ISNI en l’absence de réponse du syndicat local permet d’apporter une réponse rapide à la sollicitation de l’interne. Elle permet également d’apporter le soutien du Bureau national au syndicat local.

Pareillement, en cas d’absence de syndicat local adhérent à l’ISNI, l’ISNI peut s’impliquer directement dans la vie syndicale locale jusqu’à adhésion d’un syndicat local.

3 - Partenariat ISNI / ANIM

Afin d’assurer la coordination des actions que l’ISNI et l’ANIM réalisent à l’attention des internes de médecine, les membres du bureau de l’ISNI en charge de la gestion de l’ANIM proposeront lorsque nécessaire :

  • La mise à disposition de soutiens opérationnels tels que la délégation d’une partie du temps de travail de ses salariés et membres du bureau à la gestion à l’administration de l’ANIM, de ressources matérielles et hébergement,
  • L’échange de coordonnées et autres informations nécessaires à la bonne réalisation des opérations communes.

4- Organisation de l’année financière

Chaque exercice social a une durée d’une année qui commence du 1er juillet jusqu’au 30 juin suivant.

L’exercice financier est clos au 30 juin, avec une certification des comptes au 31 août. Le bilan financier est présenté à l’Assemblée Ordinaire d’Investiture par la Trésorerie sortante, avec délivrance d’un quitus au Bureau sortant le cas échéant.

Le budget prévisionnel est présenté à cette même Assemblée Générale par la Trésorerie entrante.

Au moins un état financier intermédiaire est présenté à l’Assemblée Générale au cours de l’exercice, idéalement à mi mandat.